Excel Tipps & Tricks #04: AutoAusfüllen mit dem Ausfüllkästchen (1)

Sehr viel Zeit kann der Excel-Anwender sparen, wenn er bestimmte Zellinhalte von Excel automatisch erstellen lässt.
Möchte man zum Beispiel eine Monatsreihe erzeugen, braucht nur der erste Monat in eine Zelle eingegeben werden. Anschließend kann man mit der Maus und dem Ausfüllkästchen (das ist der dicke Punkt unten rechts an der aktiven Zelle) die weiteren Monate von Excel in die Zellen übernehmen.

Die Maus auf das Ausfüllkästchen setzen (es erscheint ein dünnes Kreuz als Mauszeiger), linke Maustaste festhalten und nach unten ziehen.
Die linke Maustaste dann an der gewünschten Stelle loslassen.

 

Excel füllt automatisch die nächsten Monate aus.

Sollten Sie versehentlich nicht das Ausfüllkästchen, sondern daneben den Rand der aktiven Zelle „erwischt“ haben, verschieben Sie dabei den Zellinhalt.
Zur Korrektur einfach danach auf den runden Pfeil nach links klicken (Rückgängig), und der Zellinhalt ist wieder an der ursprüngliche Stelle 🙂

Das Ausfüllen funktioniert natürlich auch zum Beispiel mit folgenden Reihen:

 

Bei der Eingabe von Zahlen muss der Anwender zunächst zwei Zahlen normal mit der Maus markieren und dann erst ab der zweiten Zahl mit dem Ausfüllkästchen nach unten ziehen.

Zunächst beide Zellen normal mit der Maus markieren, die Maus wieder loslassen…
…und dann erst ab der Zelle A2 mit dem Ausfüllkästchen nach unten ziehen.

Dies funktioniert natürlich auch mit anderen Abständen:

Hier können sogar sofort die Zellen A1 bis C2 gemeinsam markiert werden. Anschließend ab der Zelle C2 mit dem Ausfüllkästchen nach unten ziehen.

 

Tipp:
Anstatt mit der Maus nach unten zu ziehen, können die oben gezeigten Reihen auch erzeugt werden, in dem auf das Ausfüllkästchen mit der Maus ein Doppelklick gesetzt wird.
Dies funktioniert allerdings nur, wenn links oder rechts bereits eine ausgefüllte Reihe vorhanden ist (auch wenn in der linken oder rechten Spalte dabei ggfs. eine Zelle leer ist).

 

Anstatt mit der Maus nach unten zu ziehen, alternativ einfach einen Doppelklick auf das Ausfüllkästchen bei Zelle B1 setzen. Die Reihe Montag, Dienstag…. wird dann auch automatisch ausgefüllt.

 

In einem meiner nächsten Blogbeiträge zeige ich Ihnen, wie Sie benutzdefinierte Listen mit der Funktion AutoAusfüllen erzeugen können.

In diesem Sinne: bis zum nächsten Excel-Tipp!

Excel Tipps & Tricks #03: Tabelle in eine Formel-Ansicht umschalten

Da in Excel mit Formeln gearbeitet wird, ist es oft sinnvoll, die Formeln nach der Eingabe noch einmal zu überprüfen.
Oder Sie müssen in der Firma mit einer vorgegebenen Tabelle arbeiten, die viele Formeln enthält.
Um diese Formeln zu sehen, können Sie die Zelle markieren, die eine Formel enthält. Anschließend können Sie die Formel entweder oben in der Bearbeitungsleiste ablesen, oder Sie machen auf der Zelle einen Doppelklick mit der Maus. Danach sehen Sie in der Zelle nicht das mathematische Ergebnis, sondern die Formel in der Bearbeitungsansicht (anschließend wieder [ESC] drücken).

Die beiden Zahlen in den Spalten B bis D wurden jeweils mit dem Summen-Symbol addiert (Symbol: AutoSumme)
Doppelklicken Sie auf die Zelle, die die Formel enthält. Die Formel ist danach auch in der Zelle sichtbar

Aber es geht noch schneller:
Durch den Befehl Formeln/Formeln anzeigen können Sie die gesamte Tabelle in eine Formel-Ansicht umschalten. Dadurch können Sie alle Formeln in der Tabelle ablesen, egal welche Zelle Sie gerade markiert haben.

Umschalten der Tabelle in eine Formel-Ansicht mit Formeln/Formeln anzeigen

Die dabei angezeigte Tastenkombination Strg # funktioniert in der deutschen Excel-Version unter Windows leider nur bis zur Version Excel 2007.
Ab der Version Excel 2010 können Sie mit folgenden Tastenkombinationen die Tabelle in eine Formel-Ansicht umschalten:

Excel 2010: [Alt] [M] [O]
Excel 2013: [Alt] [M] [F]
Excel 2016: [Alt] [M] [F] oder [Strg] [Shift] [`] (das ist die Taste rechts neben [ß]).

Einfach hintereinander die Tasten drücken, die [Alt]-Taste braucht dabei nicht festgehalten werden (in Excel 2016 die Kombination [Strg] [Shift] natürlich zusammen drücken).

Um danach wieder in die „normale“ Tabellen-Ansicht umzuschalten, einfach die obige Tastenkombination nochmals drücken.

Übrigens: unter OS X auf einem Mac gibt es das Problem mit den unterschiedlichen Tastaturkürzeln nicht.
Hier einfach umschalten mit [Ctrl + Umschalten – `].

Zusatztipp:
Halten Sie doch einmal in Excel die [Alt]-Taste einige Sekunden fest. Danach werden für alle Registerbefehle Buchstaben eingeblendet, die Sie für den jeweils nächsten Befehl einfach nur drücken müssen.
Es geht also auch ohne Maus! 🙂

Ich freue mich wie immer über Kommentare!

In diesem Sinne: bis zum nächsten Excel-Tipp!

Excel Tipps & Tricks #02: Zahl oder Text in mehrere Zellen gleichzeitig eingeben

Manchmal möchte der Anwender einen bestimmten Text oder eine Zahl mehrfach in eine Zelle eingeben.
Meistens gibt man den gewünschten Zellinhalt in eine Zelle ein und kopiert dann den Inhalt in Verbindung mit der Strg-Taste in die gewünschten Zellen (entweder mit den Befehlen Kopieren und Einfügen oder mit den Tastenkombinationen Strg C und Strg V).

Thema: Ausschneiden oder Kopieren und Einfügen eines Zellinhalts über die Windows-Zwischenablage.

Den Zellinhalt kopieren, z.B. mit dem Befehl Kopieren oder mit der Tastenkombination Strg C
Nach dem Markieren mehrerer Zellen mit der Strg-Taste wird der Inhalt mit dem Befehl Einfügen oder mit dem Shortcut Strg V eingefügt.

 

Aber es geht noch schneller:
1. Sie können die gewünschten Zellen vorab mit der Strg-Taste markieren.
2. Anschließend tippen Sie den Text oder die Zahl einmal ein.

Erst mehrere Zellen mit der Strg-Taste markieren, danach einmal einen Zellinhalt eingeben

3. Achtung: Danach tippen Sie nicht sofort Enter (denn dann würde der Inhalt nur einmal in eine Zelle eingefügt), sondern Sie halten zunächst die Strg-Taste fest und drücken danach erst die Enter-Taste.
Der Inhalt wird dadurch gleichzeitig in alle markierten Zellen eingefügt.

Nach der Eingabe des Zellinhalts nicht sofort Enter drücken, sondern erst die Strg-Taste festhalten und dann Enter drücken

Falls es nicht beim ersten Mal gelingt, einfach nochmal versuchen.
Ich freue mich über Kommentare und kann bei Bedarf auch über Kommentar helfen.

In diesem Sinne: bis zum nächsten Excel-Tipp!

Excel Tipps & Tricks #01: Datum und Uhrzeit in eine Zelle einfügen

Als langjähriger Excel-Dozent möchte ich ab diesem Blog-Beitrag immer wieder mal interessante Excel Tipps & Tricks weitergeben, die ich persönlich für die tägliche Excel-Praxis sehr nützlich finde.

In meinem ersten Tipp geht es um das Einfügen von Datum und Uhrzeit in eine Excel-Zelle mit jeweils einer nützlichen Tastenkombination.

  1. Mit der Tastenkombination Strg . (also Strg-Taste festhalten und einmal die Taste Punkt drücken, anschließend mit Enter bestätigen) wird das aktuelle Tagesdatum in eine Excel-Zelle eingefügt.
  2. Mit der Tastenkombination Strg Shift : (also die Strg- und Shift-Taste gleichzeitig festhalten und zusätzlich die Taste Doppelpunkt drücken, anschließend mit Enter bestätigen) wird die aktuelle Uhrzeit in eine Excel-Zelle eingefügt.
    Datum und Uhrzeit ändern sich dabei später aber nicht.

Wenn Datum und Uhrzeit aktualisiert werden sollen, kann man folgende Excel-Funktionen benutzen:

  1. die Funktion heute() fügt ebenfalls das aktuelle Datum ein. Der Eintrag wird jedoch fortlaufend aktualisiert, wenn man zum Beispiel am nächsten Tag die Arbeitsmappe wieder öffnet.
  2. Die Funktion jetzt() fügt sowohl das aktuelle Datum und Uhrzeit ein. Der Eintrag wird ebenfalls aktualisiert, wenn eine beliebige Excel-Berechnung durchgeführt wird.
    Bei der Eingabe der Funktionen müssen die leeren Klammern mit eingegeben werden, sonst erscheint eine Fehlermeldung.
    Wenn keine andere Excel-Berechnung durchgeführt wird, kann man die Uhrzeit mit der Funktionstaste F9 manuell aktualisieren. Beim Öffnen der Arbeitsmappe am nächsten Tag wird automatisch das Datum und die Uhrzeit wieder aktualisiert.

Anzeige des aktuellen Tagesdatums nach Eingabe der Formel =heute() in Zelle C1

Anzeige von Datum und Uhrzeit nach Eingabe der Formel =jetzt() in Zelle D1

 

Einfach mal ausprobieren, wirklich sehr nützlich!
In diesem Sinne: bis zum nächsten Excel-Tipp!